春季大会、秋季大会ともに幹事会前日を〆切とする。
参加者全員の氏名と大学名を入れ、各参加者の出場棋戦すべてチェックを入れて返信させる。大学ごとの出場人数と各棋戦の出場人数は自動で計算される（COUNTA関数）。フィルター機能（団体Aなどの横にある▼）を用いれば、特定の棋戦にのみ出場している選手を抽出できる。
以下の内容を含めて、参加者に告知する。
盤駒時計は、各大学に参加者の半分（端数切り上げ）＋１セット持参させる。すべて大学名が書かれているか確認する。
団体戦のオーダー制、個人戦予選の運用については特に詳しく説明する。
対局が行われる教室で、ソフトの検討機能を用いることは一切禁じる。棋譜取りのみをする場合に限り認められる。
予選は４人ずつのブロックに分ける。恣意的な結果の操作を疑われないよう、幹事会で行う。同じ大学の選手が同じブロックに入らないようにするため、Excelのマクロ機能を用いる。
A級への昇級権を持つB級正規チームの条件は